OFFRE D’EMPLOI
Secrétaire – Assistant·e H/F/X

Cette fonction « couteau-suisse » [entendue comme étant essentielle et multi-tâches] comporte : 

• La réalisation de tâches administratives et de secrétariat ; 

• La préparation de documents, attestations, conventions, dossiers thématiques ;  

• Un soutien au niveau de la communication interne et externe de l’association : rédaction et suivi de courriels, documents, attestations, contacts téléphoniques, etc. 

• L’accompagnement des Artistes sur la plateforme My-UP : collaborer à la rédaction des Appels à Projets, à leur mise en ligne et à leur diffusion sur les réseaux sectoriels, la gestion des questions/réponses, l’organisation de réunions d’informations, la réception et le classement des candidatures, le suivi de dossiers ; 

• La recherche, le classement, le suivi et l’archivage de documents et d’informations ; 

• Le suivi, le développement et la gestion de logiciels, services et applications collaboratives, incluant la (ré)organisation et la bonne tenue de Microsoft Teams et de Microsoft SharePoint ; 

• Le suivi, le développement et la gestion des bases de données selon les secteurs d’activités ; 

• Le maintien de l’agenda de la direction à jour, en s’assurant que les rendez-vous et les échéances importantes soient gérées de manière efficace ; 

• La planification et l’organisation de réunions, d’événements ou de rendez-vous internes et externes ; 

• L’activation des Réseaux & Fédérations : suivi des agendas et des réunions, collecte et transmission d’informations, suivi des publications ; 

• La participation à l’organisation d’événements ou d’activités : réunions, rencontres, spectacles, festivals et/ou expositions, selon les nécessités.